Document Management System

Panggilan Singkat: 
DMS

1.1 Sekilas Pandang Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi, serta dapat dengan mudah ditemukan kembali walau surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna, terutama membantu kelancaran dan kerapian suatu instansi pada khususnya,serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat mendorong kita untuk senantiasa mengiringi pesatnya teknologi. Satu-persatu suatu instansi telah memulai menggunakan sistem komputerisasi dalam mendukung proses komunikasi dan pengarsipan, yaitu dengan membuat aplikasi mengenai proses surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data serta mendapatkan informasi yang akurat atau pencarian data yang cepat.

1.2 Latar Belakang Permasalahan Surat dalam bentuk kertas merupakan media yang utama dalam berkomunikasi di lingkungan Universitas Indonesia. Dalam pengiriman surat tersebut membutuhkan banyak waktu, sehingga informasi yang diterima kadang mengalami keterlambatan. Serta para pimpinan sulit untuk melacak keberadaan surat dan status surat yang dikirimkan tersebut. Untuk kegiatan pengarsipannya sendiri surat masuk dan surat keluar di Universitas Indonesia masih dilakukan secara manual yaitu dicatat dalam sebuah buku. Hal tersebut mengakibatkan surat baik yang masuk dan keluar sering terlambat diproses. Sedangkan untuk berkas-berkas surat telah tersimpan dan tertata rapi akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu berkas-berkas surat tersebut semakin menumpuk, hal tersebut tentunya akan memakan tempat, waktu serta tenaga yang besar dalam pengolahannya. Dibutuhkan suatu sistem yang dapat menangani masalah tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan komputerisasi proses kepengurusan surat yaitu dengan membangun sebuah sistem kepengurusan terpadu. Suatu sistem yang dapat membantu pengelolaan surat-menyurat dan kepengurusan pengarsipan surat untuk mempermudah dan mempercepat proses pengolahan surat yang ada.

1.3 Tujuan Proyek Tujuan dari proyek ini adalah untuk mendukung kelancaran proses komunikasi dan pengarsipan surat yang masuk atau keluar dan menghindari keterlambatan informasi dan kesalahan yang terjadi karena proses manual, maka sekarang ini telah dikembangkan suatu sistem yaitu Sistem Manajemen Surat (SMS). Sistem tersebut akan memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Menyediakan media disposisi dan eskalasi, agar surat bisa segera ditindak lanjuti.

2. Dapat menelusuri keberadaan surat yang dikirim dan mengetahui status surat.

3. Mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data serta mendapatkan informasi yang akurat atau pencarian data yang cepat.

4. Tertib administrasi, data surat masuk dan surat keluar dapat diolah dan disimpan dalam database dengan rapi.

1.4 Ruang Lingkup Sistem Manajemen Surat yang dikembangkan saat ini didesain untuk membantu kelancaran komunikasi di lingkungan Universitas Indonesia dan memaksimalkan efisiensi kerja dan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat dengan menyediakan tool untuk membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang semula dilakukan secara manual.