SI Manajemen Aset dan Fasilitas

Panggilan Singkat: 
SIMAF

1.1 Sekilas Pandang Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang memberdayakan aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Lemahnya pengelolaan aset akan menyebabkan terbengkalainya aset-aset yang dimiliki bahkan cenderung membebankan anggaran yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Manajemen Aset dan Fasilitas (SIMAF) adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk menangani pengaturan aset dan fasilitas dengan jumlah yang banyak dan tersebar secara terpusat dan memudahkan dalam pengelolaan data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.

1.2 Latar Belakang Permasalahan Universitas Indonesia memiliki dua lokasi kampus yang berbeda yaitu kampus UI salemba yang berlokasi di Jakarta Pusat dan kampus baru UI Depok. Masing-masing kampus memilki aset dan fasiltas yang difungsikan untuk menunjang terselenggaranya kegiatan pendidikan. Guna memelihara dan mengoptimalkan pemanfaatan seluruh aset dan fasilitas yang dimiliki maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang handal. Selama ini Universitas Indonesia telah berusaha untuk mengembangkan sistem informasi guna pengelolaan aset dan fasilitas tersebut yaitu menggunakan progarm Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (SAKPB) dan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN), yaitu sebuah program mandiri yang menyimpan data pada masing - masing komputer pada seluruh organisasi di bawah naungan UI. Akan tetapi sistem tersebut masih belum bisa mengakomodasi keinginan Universitas Indonesia. Melihat kondisi di atas, maka dibutuhkan pengintegrasian dan pengembangan sistem informasi yang dapat mengelola dan mengontrol seluruh potensi aset dan fasilitas yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.

1.3 Tujuan Proyek Tujuan dari proyek ini adalah untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan sistem yang digunakan saat ini yaitu Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (SAKPB) dan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN), dengan merancang dan membangun sistem baru yaitu Sistem Informasi Managemen Aset dan Fasilitas (SIMAF-NG). Sistem tersebut akan memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Tertib Administrasi, Seluruh data aset tercatat dengan baik, manageable, up-to-date (selalu terbarukan), proses pengelolaan data cepat dan terpusat

2. Manajemen pemeliharaan dan kewajiban terhadap aset

3. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan

4. Memiliki kesesuaian rancangan dan fasilitas untuk berinteraksi secara transparan dengan subsistem- subsistem lain dalam sistem informasi Universitas Indonesia.

1.4 Ruang Lingkup Sistem informasi aset dan fasilitas yang dikembangkan saat ini akan digunakan untuk membantu para eksekutif Universitas Indonesia guna: " Memudahkan untuk pengambilan keputusan atas aset (misal untuk kepentingan utilitas, penataan kawasan). " Memudahkan dalam analisis aset, sehingga dapat ditentunkan kebijakan terbaik. " Optimalisasi Nilai dan Jumlah Aset. Proses monitoring terhadap aset lebih optimum (kinerja aset terkontrol), sehingga akan memberikan nilai kemanfaatan atas aset yang selalu tinggi)